POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

TOBTOM MIXING SYSTEMS SP. Z O.O.

Wersja 2.0 z dnia 3 października 2026 r.

§1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Tobtom Mixing Systems sp. z o.o. oraz zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym dostępnym pod adresem tobtom.com.
2. Administratorem danych osobowych jest:

Tobtom Mixing Systems sp. z o.o.
ul. Madalińskiego 4
47-133 Piotrówka
KRS: 0000999747
NIP: 7561994042
REGON: 523644557
e-mail: biuro@tobtom.com

3. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@tobtom.com.
4. Polityka dotyczy w szczególności użytkowników strony internetowej, klientów i potencjalnych klientów, dostawców, podwykonawców, partnerów biznesowych oraz osób reprezentujących lub kontaktujących się w imieniu tych podmiotów.

§2. Zakres i źródła danych

1. Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu, adres prowadzenia działalności lub siedziby, dane zawarte w korespondencji oraz inne dane przekazane Administratorowi w związku z zapytaniem, ofertą, zamówieniem, umową, dostawą lub usługą.
2. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi Administrator może przetwarzać również dane identyfikacyjne i rozliczeniowe niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji obowiązków podatkowych i księgowych.
3. Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od jej pracodawcy lub podmiotu, który reprezentuje, z korespondencji biznesowej oraz z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności rejestrów przedsiębiorców.
4. Podczas korzystania z Serwisu mogą być przetwarzane również dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, czas żądania, odwiedzane podstrony oraz informacje zapisywane w logach serwera i plikach cookies.

§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

a) udzielenia odpowiedzi na zapytania oraz prowadzenia komunikacji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na prowadzeniu korespondencji i kontaktów biznesowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

b) przygotowania oferty, podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy;

c) realizacji zamówień, dostaw, montażu, uruchomienia, szkolenia, gwarancji, reklamacji i serwisu – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;

d) realizacji obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

e) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

f) zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu oraz prowadzenia logów technicznych – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

g) prowadzenia analityki Serwisu przy wykorzystaniu opcjonalnych technologii analitycznych – po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

2. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, może ona zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§4. Klienci i kontakty B2B

1. Administrator przetwarza dane klientów i potencjalnych klientów w zakresie niezbędnym do przygotowywania ofert, prowadzenia negocjacji, realizacji zamówień i umów oraz obsługi posprzedażowej.
2. Jeżeli klientem lub kontrahentem jest spółka albo inna jednostka organizacyjna, Administrator może przetwarzać dane osób reprezentujących ten podmiot oraz pracowników i współpracowników wskazanych jako osoby kontaktowe.
3. W takim przypadku podstawą przetwarzania danych osoby kontaktowej jest co do zasady prawnie uzasadniony interes Administratora i kontrahenta polegający na zapewnieniu prawidłowej komunikacji oraz realizacji współpracy.

§5. Dostawcy i podwykonawcy

Administrator może przetwarzać dane dostawców, podwykonawców, ich przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych w zakresie koniecznym do prowadzenia współpracy, składania i realizacji zamówień, dokonywania rozliczeń oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

§6. Formularze i korespondencja

1. Dane przekazane za pomocą formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji są przetwarzane w celu obsługi danego zapytania i dalszej korespondencji.
2. Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych niezbędnych do udzielenia odpowiedzi lub realizacji określonej sprawy może uniemożliwić jej obsługę.
3. Użytkownik nie powinien przekazywać za pomocą formularzy lub zwykłej korespondencji danych, które nie są potrzebne do załatwienia danej sprawy.

§7. Dokumentacja księgowa i rozliczeniowa

1. Dane znajdujące się na fakturach, umowach, zamówieniach oraz innych dokumentach księgowych i rozliczeniowych są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
2. Dokumentacja jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa, a jeżeli jest to uzasadnione – również przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

§8. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom hostingu i poczty elektronicznej, usług informatycznych, księgowych, prawnych, serwisowych, transportowych i kurierskich oraz dostawcom oprogramowania wykorzystywanego przez Administratora.
2. Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.
3. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora przetwarzają je w zakresie wynikającym z zawartych umów i obowiązujących przepisów.

§9. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z umową są przechowywane przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.
2. Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami.
3. Dane związane z zapytaniem, które nie doprowadziło do zawarcia umowy, są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do obsługi zapytania i uzasadnione dalszym kontaktem biznesowym lub możliwością dochodzenia roszczeń.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa.

§10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

a) dostępu do danych;
b) sprostowania danych;
c) usunięcia danych;
d) ograniczenia przetwarzania;
e) przenoszenia danych;
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
g) wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

2. Realizacja poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz okoliczności przetwarzania.
3. Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres biuro@tobtom.com.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§11. Bezpieczeństwo i hosting

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie przetwarzanych danych, adekwatne do charakteru danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.
2. Połączenie z Serwisem wykorzystuje szyfrowanie SSL/TLS.
3. Serwis jest utrzymywany z wykorzystaniem usług hostingowych świadczonych przez SEOHOST.
4. Serwery mogą prowadzić automatyczne logi techniczne obejmujące m.in. adres IP, czas połączenia, żądany zasób, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz informacje dotyczące błędów.

§12. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.
2. Cookies mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu, zapamiętywania ustawień użytkownika oraz – po uzyskaniu wymaganej zgody – prowadzenia analityki.
3. Cookies niezbędne do prawidłowego działania Serwisu mogą być stosowane bez zgody użytkownika w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy.
4. Opcjonalne pliki cookies, w szczególności analityczne, są wykorzystywane po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika.
5. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące opcjonalnych cookies oraz wycofać wcześniej udzieloną zgodę.
6. Użytkownik może również zarządzać cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej.

W przypadku analitycznych cookies prawidłowym podejściem jest uzyskanie świadomej zgody; UODO zwraca uwagę, że zgoda nie może wynikać np. z domyślnie zaznaczonego pola. UODO

§13. Google Analytics

1. Serwis korzysta z Google Analytics, usługi analitycznej umożliwiającej Administratorowi uzyskiwanie informacji statystycznych dotyczących sposobu korzystania z Serwisu.
2. Google Analytics może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie. Technologie analityczne wymagające zgody są uruchamiane zgodnie z wyborem dokonanym przez użytkownika w mechanizmie zarządzania zgodami.
3. Dane mogą obejmować w szczególności informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki, przybliżonej lokalizacji, interakcji z Serwisem oraz czasu i sposobu korzystania ze stron.
4. W przypadku użytkowników z Unii Europejskiej Google wskazuje, że adresy IP wykorzystywane do ustalenia przybliżonej lokalizacji są usuwane przed zapisaniem danych przez Google Analytics. Pomoc Google
5. Zakres przetwarzania danych przez Google Analytics zależy również od konfiguracji usługi i ustawień prywatności zastosowanych przez Administratora. Google udostępnia m.in. możliwość ograniczenia szczegółowych danych o urządzeniu i lokalizacji, Google Signals oraz funkcji reklamowych. Pomoc Google
6. Administrator powinien przekazywać Google informacje o stanie zgody użytkownika zgodnie z zastosowaną konfiguracją Google Analytics. Google wymaga obsługi zgód użytkowników z EOG dla określonych zastosowań pomiarowych i reklamowych. Pomoc Google

§14. Przekazywanie danych poza EOG

1. Korzystanie z usług dostawców o globalnym zasięgu może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, odpowiednich dla danego odbiorcy i państwa, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, jeżeli znajdują zastosowanie.
3. W odniesieniu do usług Google warunki dotyczące ochrony danych przewidują mechanizmy dotyczące transferów danych wymaganych przez europejskie przepisy ochrony danych. Pomoc Google

§15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

§16. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych technologii lub obowiązujących przepisów.
2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.